Relevante KPI’er i procurement

På vejen mod en mere synlig Procurement-afdeling kommer man ikke uden om, at det er vigtigt at finde gode metoder til at synliggøre resultaterne på. En anbefalelsesværdig metode, er at skabe et solidt Dashboard, som er alignet med virksomhedens overordnede strategi. Dashboardet skal indeholde relevante KPI’er for virksomheden og Procurement-afdelingen.

Det er nødvendigt, at man er kritisk overfor hvilke KPI’er, der måles på, da man ellers kan ende i et KPI-tyranni, som ikke giver mening eller værdi. De KPI’er, der udvælges og måles på, skal være alignet hele vejen fra toppen til den enkelte afdeling og skal bruges aktivt i det daglige arbejde. Mange gange er det bedre med få gode og relevante KPI’er frem for mange og måske knap så relevante.​

Relevante KPI’er kan være:

• • Besparelser: Er den mest almindelige KPI, der bruges i procurement. Her er det vigtigt, at der er overensstemmelse med hvad og hvordan en besparelse beregnes, således at den værdi/besparelse, der skabes, er synlige og troværdige for både ledelse og afdeling. Besparelserne, der skabes, skal kunne ses i virksomhedens budgetter/regnskaberne enten som lavere cost eller højere resultat.
  • Antal leverandører: Denne KPI er vigtig, hvis virksomheden ønsker at konsolidere flere af deres omkostninger hos færre leverandører og dermed opnå mængderabatter og en mulighed for at være en større kunde. Det kan også være relevant at få reduceret antallet af leverandører i forhold til en lettere håndtering fx ved GDPR, Risk og CSR.
  • Compliance på kontrakterne: Denne KPI kan være svær at måle på, men er yderst relevant, da det ikke nytter meget at lave en god aftale med en leverandør, hvis ingen i virksomheden efterfølgende bruger den.
  • Antal gennemførte projekter: Denne KPI er relevant især internt i procurementafdelingen, for at se på hvor mange projekter afdelingen gennemfører. Den giver samtidig et godt billede af procurementafdelingens kapacitetsmuligheder og udnyttelse.
  • Cost avoidance: Denne KPI er også en besparelses-KPI, men en besparelses der er fremkommet pga procurement har spottet en mulighed for at reducerer omkostningerne. Det kan fx være, hvis virksomheden ikke er opmærksom på kontrakter der autoforlænges eller procurement når at opsige en kontrakt som virksomheden ikke længere har brug for eller bruger.
  • Spend under control: Denne KPI kan også være svær at måle på, men er yderst relevant. Den viser, hvor stor en del af virksomhedens omkostninger der kontrolleres af procurementafdelingen, og hvor stor en del der går uden om afdelingen. I dette ligger der en stor risiko for, at virksomheden går glip af nogle store besparelser, men også andre risikoer kan oppebæres af dette, fx CSR, uoverensstemmelser med leverandørerne m.m.
  • P2P: Denne KPI bruges i virksomheder med et ERP-system samt et Procure-to-pay setup. Her måles der på, om der er lavet en PO-ordre inden køb af en vare eller ydelse. Herved sikrer virksomheden at der er fuld visibilitet og kontrol over deres omkostninger.

Det er vigtigt, at KPI’er bruges aktivt efterfølgende både for at synliggøre resultater og for at kunne spore forbedringsmuligheder.